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Titel
Text copied to clipboard!Exekutiv Verwaltungsassistent
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten und professionellen Exekutiven Verwaltungsassistenten, der unsere Führungsebene bei der täglichen Arbeit unterstützt und zur Effizienzsteigerung unserer Organisation beiträgt. In dieser Schlüsselrolle sind Sie verantwortlich für die Koordination und Organisation administrativer Abläufe, die Terminplanung, die Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie die Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen.
Als Exekutiver Verwaltungsassistent arbeiten Sie eng mit der Geschäftsführung zusammen und tragen maßgeblich dazu bei, dass strategische und operative Ziele effizient umgesetzt werden. Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an die Geschäftsleitung und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss. Ihre Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen, ist entscheidend für den Erfolg in dieser Position.
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die Verwaltung des Kalenders der Geschäftsführung, die Organisation von Geschäftsreisen, die Erstellung von Berichten und Protokollen sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld, in dem Flexibilität, Eigeninitiative und ein hohes Maß an Professionalität gefragt sind.
Wir bieten Ihnen ein modernes Arbeitsumfeld, ein motiviertes Team und die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln. Wenn Sie über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten verfügen, gerne im Team arbeiten und eine Affinität für strukturierte Prozesse haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination und Verwaltung von Terminen und Kalendern der Geschäftsführung
- Organisation und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollführung
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsunterlagen
- Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen
- Verwaltung vertraulicher Informationen und Dokumente
- Unterstützung bei administrativen Projekten und Sonderaufgaben
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen
- Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen
- Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Optimierung von Prozessen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit
- Souveränes Auftreten und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Flexibilität und Belastbarkeit in einem dynamischen Umfeld
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Unterstützung von Führungskräften?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag bei mehreren parallelen Aufgaben?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Welche Software-Tools nutzen Sie regelmäßig in Ihrer Arbeit?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Terminplan um?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie?
- Wie bleiben Sie organisiert und behalten den Überblick?
- Was motiviert Sie in Ihrer täglichen Arbeit?
